機密文書保管・廃棄

「機密書類を安全・確実に管理する」

「信頼の機密保持体制」

「正確な保管管理システム」

「使いやすい便利なサービス」

さまざまな文書や情報データの保管や管理は、担当される方には煩雑ですが、企業にとって重要な業務です。
山清倉庫では、お客様の大切な書類箱をお預かりして、厳重に保管・管理します。お客様に代わって、文書箱の回収から、保管、入出庫、廃棄まで一貫して行います。

機密文書保管

お客様の機密書類や個人情報書類などを、万全なセキュリティ体制と正確な管理システムでお預かりいたします。

高い安全性を誇る設備

山清倉庫の機密文書保管センタは、建物、設備、運用に対する安全性と機密性が認められ、JQAの『保管センタ安全対策基準適合証』を取得しています。

高度なセキュリティ体制

機密文書保管センタは、万全なセキュリティ体制で保護されています。
エレベータで保管庫の階へ行くには、切替スイッチの鍵が必要です。保管庫の入口には、静脈認証による個人識別システムが備え付けられていて、担当者のみ立ち入ることができ、入退館も厳しく管理しています。
また、保管庫内には高度監視カメラを設置しており、モニターで監視し記録しています。

指紋認証システム
指紋による個人識別システムを採用しており、当社担当者以外は完全にシャットアウトされ、保管庫には一切立ち入ることができません。さらに、保管庫への入退室も厳重に管理されています。
監視カメラ
保管庫内には高感度監視カメラが設置されており、モニターで監視・記録されています。また、赤外線センサーも各所に設置され、24時間オンラインで警備し、部外者の侵入を察知した際は直ちに管理者に警告されます。

個人情報保護についても、JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）より、『プライバシーマーク』の付与認定を受けており、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、確実に運用している事業者として認められています。

正確な保管管理システム

整然と格納された保管棚
保管庫には、文書箱専用の保管棚が設置されていて、整然と格納されているため、文書箱の損傷化を抑えています。また、保管棚は電動式で、保管効率をアップしています。
バーコード管理
保存文書箱は、入庫時に箱単位でバーコードが取り付けられます。そして保管棚のバーコードもスキャナーで読み取り、文書保管専用ソフトで一括管理されます。

お客様の保存文書箱の箱番号、棚番号等はコンピュータで管理さていますので、出庫・返却や保管期間終了登録抹消等の際の間違えがありません。また、毎月「在庫一覧表」をお客様にお送りしますので、常に在庫状況を把握することができますし、保存期間終了のご案内をしてお客様にご確認していただきますので、誤廃棄が起こることもありません。

空調管理

保管庫内には、温度・湿度を一定に保って保管するスペースを設けて、デリケートな電子媒体や光学資料などを適性に管理しています。

お客様のメリット

オフィススペースの
有効活用化
文書箱を弊社保管庫にお預けいただくことによって、保管に使用していたスペースを新たなオフィススペースとして有効に活用することができます。
文書箱管理の
省力化
煩わしい文書箱の管理の手間が省け、誤廃棄もなくなります。
必要時に文書箱の
閲覧が容易
整然と格納管理していますので、いつでも文書箱をご用意できます。弊社の保管庫で閲覧したり、文書箱をお客様のオフィスにお届けもいたします。

機密文書廃棄

保管期間が終了した文書箱やお客様のオフィスにある不要な書類を回収して、当社の指定工場で廃棄（溶解処理）するサービスや、お客様のオフィスにセキュリティボックスを設置して、定期的に不要書類を回収するサービスがあります。

文書箱廃棄サービス

セキュリティカー
溶解処理工場
溶解処理

機密文書箱専用トラックでお客様のオフィスに伺い、不要書類の入った箱を回収し、当社の指定製紙工場に運びます。そして、溶解処理施設に横付けして箱を開封せずに廃棄します。溶解処理後、工場から「溶解処理証明書」を発行してもらい、お客様にお送りします。

セキュリティボックス

お客様のオフィスに鍵のついたポスト型のセキュリティボックスを設置し、定期的に不要書類を回収するサービスです。シュレッダーで処理する場合、ホチキスやクリップ、綴じ紐を外さなければなりませんが、セキュリティボックスへの投函はその必要がありません。また、定期的にお客様のオフィスに伺い回収しますので、お客様が不要書類を箱詰めする手間がなくなります。

オフィス内のご指定の場所に設置します。
ボックスには鍵が付いており、施錠によって投函された書類は守れます。
クリップやファイルなどの金属、ビニール類は分別が不要のため、そのまま投函できます。
ボックス内に備え付けられている内箱の封をして、回収します。
回収された内箱は、機密文書専用トラックで搬送されます。
廃棄する内箱は、開封せずに溶解処理されます。

溶解処理工場とリサイクルシステム

リ・バリューRe Valueリサイクルシステム

個人情報保護法に対応し、循環型社会の形成に大きく貢献することで
企業価値と企業イメージの向上につながります。

機密性の保持と環境にやさしい廃棄処理システム

溶解処理する製紙工場は、ISOの「情報セキュリティマネジメントシステム」の認証を取得しており、高いセキュリティを確保している施設です。
そして廃棄文書箱は、溶解処理施設内にトラックを横付けて開封せずに箱を荷下ろししますので、情報漏洩することはありません。また、廃棄文書箱内にクリップやファイルなど紙以外の不純物があっても取り除いて溶解処理し、製紙原料にリサイクル（再生紙）されますので、環境にもやさしい廃棄処理システムです。

お問合せからご利用までの流れ

書類の保管や廃棄について、お困りやご相談を承っております！

お問い合わせ
まずは、山清倉庫にご連絡ください。
電話、FAX、メール、当社ホームページ問い合せフォーム等お気軽にご連絡ください。
お客様へのヒアリングと当社サービスの説明
担当者より、機密文書サービス（保管、廃棄等）のご説明をさせていただきます。
併せてお客様の文書箱の管理状況とご要望内容をお伺いします。
プランニングとお見積り
お客様のご要望に沿ったサービスのご提案をさせていただきます。
また、お見積りをご提示いたします。
お客様の社内でのご検討
お見積り、サービス内容について、社内でご検討ください。
ご不明な点やご要望があれば、遠慮なくお申し出ください。
ご契約と今後の打合せ
サービス内容・料金等のご承諾をいただけましたら、契約書をご提示させていただきます。
１）基本契約書　２）個人情報保護に関する同意書　３）（サービス内容の）仕様書
契約締結後には、具体的に日程や作業内容について打ち合わせをさせていただきます。

お気軽にお問い合わせください。
お客様がご納得していただけるまで、丁寧にご説明をいたします。
お客様のご要望に合った機密文書サービス（保管・廃棄等）をご提案させていただきます。
文書箱1箱から承ります。